Regelmäßiger Newsletter für Mitglieder und Interessierte

Die SOLAWI Isartal eG ist eine genossenschaftlich organisierte Gärtnerei mit derzeit 250 Mitgliedern. Die Genossenschaft lebt von der Nähe der Gemüse-Abonnent*innen und ökologisch Interessierten zur Arbeit und Planung auf dem gemeinsamen Acker. Die Mitglieder in einem zweiwöchigen Turnus unterhaltsam zu informieren und Themen aus den Arbeitskreisen einzufordern ist in ehrenamtlicher Arbeit in gleichbleibender Qualität kaum zu stemmen.

Was war zu tun?

Die Mitglieder-Mail wurde bisher aus einem normalen E-Mail-System versendet, in dem die E-Mail-Adressen in BCC kopiert wurden. Die Inhalte wurden von einer zentralen Person mit heißer Nadel gestrickt. Um Öffnungsraten nachverfolgen zu können, musste ein Newsletter-System ausgewählt und integriert werden und eine E-Mail-Vorlage angepasst werden. Für eine kontinuierliche inhaltliche Qualität brauchte es eine Ansprechpartnerin, die sich aktiv die Themen aus den Arbeitskreisen der Genossenschaft einfordert und diese qualitätsgesichert auf Website und Newsletter veröffentlicht.

Redaktionsplan, Kommunikationswege und Newsletter texten

Um die Mitarbeiterin der SOLAWI Isartal sofort zu entlasten, habe ich im ersten Schritt die Content-Erstellung der Mitglieder-Mail übernommen. Dazu habe ich Themen-Ideen aus den Arbeitskreisen gesammelt und in einem Redaktionsplan festgehalten. Dadurch können Inhalte vorab produziert und bei Bedarf eingesetzt werden. Die Arbeitskreisleiter*innen werden in der Woche vor dem Erscheinungstermin daran erinnert, bis wann sie aktuelle Informationen liefern müssen. Diese können auch zeitsparend in Stichworten geschickt werden, die dann von mir ausformuliert werden. Geeignete Inhalte für die Öffentlichkeit werden von mir direkt auf die Webseite der SOLAWI Isartal veröffentlicht und werden nur noch in dem Newsletter verlinkt.

Ein neues Newsletter-System

Nachdem der Ablauf und die neue Struktur der E-Mails sich eingespielt hatte, konnte der Newsletter auf ein neues System gehoben werden. Um Öffnungsraten nachverfolgen zu können, die E-Mails zu personalisieren und ein ansprechendes Design zu verwirklichen, wurde ein passendes Newsletter-System ausgewählt. Ein positiver Nebeneffekt: die SOLAWI Isartal kann nun auch für Interessenten einen Newsletter anbieten, der aus den Inhalten der Mitglieds-Infomails zusammengestellt wird. Dadurch werden weitere Mitglieder und Unterstützer gewonnen. Nach und nach, wird auch der interne Newsletter auf das System umgezogen.

Ergebnis

• Mitglieder sind motiviert und informiert
• Die Gemeinschaft wird durch regelmäßige, qualitätsgesicherte Inhalte gestärkt
• Ruhe im Ablauf, klare Verantwortlichkeiten
• regelmäßige Infomails in gleichbleibender Qualität
• Ein neues Instrument für die Öffentlichkeitsarbeit
• Interessenten können sich aktiv für den Newsletter anmelden
• Arbeitsaufwand minimiert durch Web- und Newsletter-Content in einer Hand